DESTRUIÇÃO SEGURA DE DOCUMENTOS
Todas as empresas, organizações, profissionais de saúde, profissionais liberais e indivíduos têm documentos confidenciais que devem ser descartados e um processo de destruição segura de documentos é essencial. Lista de clientes, arquivos de pacientes, recibos de cartão de crédito, listas de preços, Currículos, estatísticas de vendas, minutas de contrato e correspondência, e até mesmo memorandos contêm informações sobre suas atividades que seriam de interesse para muitas pessoas. Todas estas informações devem ser mantidas em sigilo. Funcionários, clientes e pacientes têm o direito legal de ter esses dados protegidos.
O período de tempo que os registros de negócios são armazenados deve ser determinado por um programa de retenção que leva em consideração o seu valor útil para o negócio e os requisitos legais que regem. No entanto, a maioria dos documentos pode ser descartada após um prazo determinado. Nenhum registro deve ser mantido por mais tempo do que o período de retenção.
Eliminação de papel
Quando um documento tem seu prazo de retenção vencido e já pode ser descartado é fundamental que haja segurança neste processo de eliminação de documentos, já que é impossível dimensionar o dano que as informações nele contidas e divulgadas podem trazer para sua empresa ou vida pessoal.
Sem as salvaguardas adequadas, a informação acaba no lixo, onde é prontamente e de forma legal, disponível para qualquer pessoa. O lixo é considerado pelos profissionais de espionagem como a fonte mais disponível de informações sobre a concorrência. Qualquer estabelecimento que descarta dados privados sem o benefício de trituração, expõe-se ao risco de processo criminal e civil, bem como a perda de clientes e reputação do negócio.
Contudo, a empresa ou individuo não pode simplesmente jogar os documentos em lixo comum — pelo menos não os arquivos que contêm informações confidenciais. Isso porque, como já foi dito, existe o risco de ter dados importantes divulgados ou segredos empresariais revelados.
Nesse contexto, o ideal é que a destruição de documentos seja por trituração. Esse procedimento pode ser feito tanto internamente como externamente, por empresa especializada. Isso dependerá do volume de papéis a ser descartado, bem como do nível de segurança a ser seguido.
Atualmente, algumas empresas já oferecem o serviço de terceirização de destruição de documento. A empresa terceirizada, portanto, fica responsável por acomodar e recolher o material devidamente, transportá-lo em segurança até sua sede e fazer a destruição nos moldes da norma internacional DIN 66399.